As reuniões fazem parte do cotidiano das empresas, mas ao sairmos de algumas, é inevitável pensar que ela poderia ter sido resolvida em um e-mail. Ter uma reunião produtiva, portanto, pode ser um desafio!
Reuniões improdutivas são muito mais comuns do que se imagina, por isso separamos algumas dicas que serão úteis para ajudar na hora de organizar uma reunião e fazer com que seu time saia motivado. Confira:
- Informe antecipadamente as pautas da reunião: ao enviar o convite da reunião para os integrantes, procure enviar um pequeno resumo dos seus objetivos e a pauta com os assuntos a serem discutidos. Isto ajuda a equipe a pensar em possíveis soluções, fazendo com que o encontro seja mais produtivo e não se perca tempo com explicações.
- Tenha definições e ações: uma reunião normalmente é realizada para que um problema seja resolvido e a resolução deste problema pode requerer um conjunto de ações e tarefas a serem executadas. Neste caso, estes encontros têm objetivos muito claros para garantir que os prazos estejam sendo cumpridos e evitar que qualquer desvio no planejado prejudique a continuidade das demais atividades.
- Envolva todos os membros da equipe: um dos melhores indicadores do sucesso da reunião, além de ter conclusões e compromissos claros, é se todos os participantes da reunião tiverem uma participação. Isto é, cada membro da equipe podendo expressar seus pensamentos, preocupações e ideias. Quem estiver a frente de uma reunião deve fornecer segurança psicológica para todos os membros. Isso significa fazer com que eles se sintam seguros para expressar suas ideias sem serem interrompidos, falados ou mesmo ridicularizados.
- Inove, crie métodos: evite fazer todas as reuniões da mesma maneira. Crie dinâmicas, estimule seus colaboradores a conduzirem as reuniões. Promova debates. Separe um tempo na reunião para “Brainstorming – Chuva de ideias”. Seja criativo.
- Estabeleça limites de tempo para a reunião: Para cada assunto, procure também definir um tempo de discussão e caso ele ainda não tenha sido resolvido no prazo, avalie se não é mais viável tratar dos próximos assuntos e agendar um novo encontro para falar apenas deste problema. A ordenação das prioridades e controle do tempo por assunto evita que a equipe disperse falando de temas não relacionados e também ajuda os colaboradores a pensarem rapidamente em soluções.
